Tietosuojaseloste – ilmoituskanava
Verman-konserniin kuuluvat yhtiöt (”Verman”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja luotettavasti, turvallisesti ja läpinäkyvällä tavalla. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka Verman käsittelee henkilötietoja konsernin Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittelyn sekä niistä käynnistyvien selvitysten ja prosessien yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjäyhtiö
Oy Verman Ab, y-tunnus: 2944805-2
Äyritie 8 C, 01510 Vantaa
Voit olla rekisterinpitäjäyhtiöön yhteydessä kysyäksesi lisää henkilötietojesi käsittelystä ja käyttääksesi oikeuksiasi rekisteröitynä. Yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen info@verman.fi, josta saamme välitettyä tiedustelusi oikealle taholle. Voit tehdä kyselyn ja pyynnön vapaamuotoisesti.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
Verman voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
• Ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittely, tutkinta ja raportointi
• Lainsäädännön, sopimusten ja Vermanin sisäisten määräysten noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen
• Rikosten ja muiden väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen
• Lakiin perustuvien oikeuksien turvaaminen
• Lakimääräisten velvollisuuksien täyttäminen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen ja Vermanin oikeutettu etu.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Verman voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:
• Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• Ammatti- ja työnantajatiedot
• Epäiltyyn rikokseen tai väärinkäytökseen liittyvät tiedot
• Kuva- ja videoaineisto
• Muut ilmoituksen tekijän ilmoittamat tiedot
Käsiteltävät henkilötiedot koskevat tyypillisesti ilmoituksen jättänyttä henkilöä tai sen kohteena olevaa henkilöä.
4. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin ne ovat tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme henkilötiedot pääsääntöisesti ilmoittajalta itseltään ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksen ilmoituskanavassa voi tehdä kuka tahansa eli esimerkiksi Vermanin työntekijät sekä Vermanin asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajat.
Verman voi lisäksi kerätä henkilötietoja Verman sisäisistä järjestelmistä, ilmoitukseen liittyviltä tahoilta ja viranomaisilta.
6. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan Vermanin harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin laillisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Vermanin toiminta-ajatusta, ja joissa tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva Vermanin käyttötarkoitusten kanssa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville vastaanottajille:
• Viranomaisille näiden pyynnöstä, lain velvoittaessa ja Vermanin oikeuksien toteuttamiseksi
• Vermanin omistajataholle prosessin laadun valvonnan ja laillisuuden valvomiseksi
• Yritysjärjestelyiden yhteydessä potentiaalisille ostajille, rahoittajille ja heidän neuvonantajilleen, jos Verman myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa
Jos henkilötietojasi luovutetaan kolmannelle osapuolelle, varmistamme, että tietosi suojataan asianmukaisin sopimusperusteisin suojauksin.
asianmukaisin sopimusperusteisin suojauksin.
7. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä. Tietoja voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella, jos se on tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelytarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen tai käytännön toteuttamisen kannalta tarpeen, kuten palvelinten sijainnin vuoksi.
Jos henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme, että tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
8. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus
Henkilötietoja käsitellessämme varmistamme henkilötietojen asianmukaisen turvallisuuden ja tietosuojan, mukaan lukien henkilötietojen suojaamisen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä.
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävillä keinoilla. Verkkosivustoilla ja muissa palveluissa tietoja suojataan SSL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan yksilöidyillä Vermanin työntekijöillä Vermanin myöntämällä käyttöoikeudella.
Vermanin ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä.
9. Automaattinen päätöksenteko, mukaan lukien profilointi
Verman ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia tässä tietosuojaselosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on oikeus:
• pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin,
• pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa käsittelyä,
• pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen, sekä
• kun käsittely perustuu suostumukseesi, peruuttaa antamasi suostumus. Huomaathan, ettei tämä kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.
Voit käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi olemalla meihin vapaamuotoisesti yhteydessä osoitteeseen info@verman.fi. Arvioimme edellytykset täyttää pyyntösi mahdollisimman pian ja tarvittaessa pyydämme sinulta tarpeellisia lisätietoja. Jos katsomme, että pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme periä maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
